WhatsApp Business DSGVO-Mängel: Wie beheben?

WhatsApp ist als Messenger Dienst für Privatpersonen weltweit führend, doch beim Einsatz im Unternehmen kommen Fragen zum Datenschutz auf.

Die Datenschutz Grundverordnung (DSGVO) fordert von Unternehmen den sorgfältigen Umgang mit Kundendaten. Aber ist der beliebte Nachrichtendienst WhatsApp DSGVO konform?

Ein Messenger, der seit Jahren die Medienlandschaft prägt, und trotz Datenschutzbedenken durch das Mutterunternehmen Facebook (Meta Unternehmen) bleibt WhatsApp der beliebteste Messenger in Deutschland sowie vielen anderen Ländern. Das macht ihn für Unternehmen als Kommunikationsmittel sehr interessant.

WhatsApp bietet verschiedene Apps für unterschiedliche Zwecke an: die allgemeine WhatsApp-Anwendung für persönliche Nachrichten und die WhatsApp Business Platform, die speziell für Unternehmen konzipiert ist, damit diese professionell mit Kunden kommunizieren können.

Aber ist der beliebte Nachrichtendienst WhatsApp DSGVO konform?

Ist WhatsApp DSGVO-konform?

WhatsApp in seiner Standardform entspricht nicht vollständig den Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Es existiert jedoch eine Möglichkeit, die Unternehmen eine datenschutzkonforme Kommunikation ermöglicht: Die WhatsApp Business API.

Es ist wichtig, zwischen den verschiedenen Business-Lösungen zu unterscheiden: Die WhatsApp Business App und die WhatsApp Business Platform. Beide Lösungen sind speziell für die Kundenkommunikation konzipiert und nicht für die interne Kommunikation in Unternehmen gedacht.

Durch die Nutzung der WhatsApp Business API können Unternehmen eine DSGVO-konforme Kommunikation gewährleisten, indem sie Daten auf ihren eigenen Servern speichern und verarbeiten anstatt sie an WhatsApp weiterzugeben.

Die Implementierung der API bietet zahlreiche Vorteile für Unternehmen. Sie vereinfacht nicht nur die Kommunikation mit Kunden durch den Einsatz von Automatisierung, sondern sorgt auch für erhöhte Datensicherheit und Datenschutzkonformität.

	DSGVO-Konformität	Wichtige DSGVO-konforme Funktionen	Hinweise
WhatsApp-Standard		- Ende-zu-Ende-Verschlüsselung für Nachrichtensicherheit	Daten werden auf den Servern von WhatsApp (Meta) verarbeitet und gespeichert. Keine vertraglichen Vereinbarungen zur Sicherstellung der DSGVO-Konformität verfügbar.
WhatsApp Business		- Ermöglicht die Kommunikation mit Kunden	Bietet keine Möglichkeiten, Daten auf eigenen Servern zu speichern und zu verarbeiten. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AV-Vertrag) ist erforderlich, wird aber nicht standardmäßig bereitgestellt.
WhatsApp Business Premium		- Erweiterte Analysen - Priorisierter Support - Ermöglicht die Kommunikation mit Kunden	Bietet im Vergleich zu WhatsApp Business erweiterte Funktionen, unterstützt jedoch keine lokale Datenspeicherung. DSGVO-Konformität erfordert die korrekte Einrichtung eines AV-Vertrags.
WhatsApp Business Platform (API)		- Speicherung und Verarbeitung von Daten auf eigenen Servern - Integration mit CRM- und Support-Tools - Unterstützung für Double Opt-In - Automatisierbare Chats	Erfordert die Einrichtung über den Facebook Business Manager und die Erstellung eines Kontos. Gewährleistet DSGVO-Konformität bei korrekter Konfiguration und Nutzung von Drittanbieter-Lösungen wie ChatWerk.

Datenschutzrisiken bei der Nutzung von WhatsApp App für interne Unternehmenskommunikation

Während die externe Kommunikation mit Kunden im Fokus steht, birgt die Nutzung von WhatsApp auch für die interne Kommunikation zwischen Mitarbeitern Datenschutzrisiken. Dieser Abschnitt untersucht, wie Unternehmen die Sicherheit interner Nachrichten gewährleisten können, indem sie Richtlinien für die Nutzung und Alternativen zur Standard-WhatsApp-Anwendung betrachten, die speziell für den internen Gebrauch entwickelt wurden, um Compliance und den Schutz des datenschutzes zu verbessern.

Beispiele zur Anwendung der DSGVO auf WhatsApp in Unternehmen

Gehört dein Unternehmen zur Zielgruppe?

Unternehmen, die WhatsApp als Kommunikationskanal nutzen, müssen die DSGVO konform gestalten. Dies umfasst die Einhaltung von Vorschriften wie der Ende zu Ende Verschlüsselung und der Einrichtung eines Double Opt-In Verfahrens, um die Nutzung von WhatsApp für geschäftliche Zwecke abzusichern. Zudem sollten klar definierte AV-Verträge bestehen.

Für Firmen gilt es, einen Blick auf die Art und Weise zu werfen, wie WhatsApp Kontakte gespeichert und genutzt werden. Ein AV Vertrag zwischen dem Unternehmen und dem Anbieter des Messenger Dienstes ist fundamental, um Datenschutzkonformität zu gewährleisten. Es ist wichtig, Transparenz und den Schutz der personenbezogenen Informationen zu betonen, die über WhatsApp gesammelt und verarbeitet werden.

Es existieren viele Erfolgsgeschichten von Unternehmen, die die WhatsApp Business API als Alternative zur Bewältigung von DSGVO-Bedenken nutzen, um Kundenerlebnisse zu verbessern und die Datenschutzbestimmungen einzuhalten.

Im Einzelhandel beantworten Unternehmen wie Nuts & Golden Kundendienstanfragen automatisch und schützt dabei Kundendaten gemäß der DSGVO. Du kannst Produktinformationen anfordern, Lieferstatus abfragen oder Beschwerden über WhatsApp einreichen, während deine Daten sicher auf den Servern des Unternehmens gespeichert bleiben.

In der Reisebranche sendet ein bekannter Reiseveranstalter maßgeschneiderte Reiseinformationen und Updates über die WhatsApp Business API an seine Kunden, ohne dabei Datenschutzregeln zu verletzen. Durch die Nutzung von WhatsApp können sie die Kundenbindung stärken und gleichzeitig die DSGVO einhalten.

Mit der Nutzung der WhatsApp Business API ergeben sich für Apotheken neue Geschäftsmöglichkeiten. Du kannst die WhatsApp Business API nutzen, um kundenfreundliche und effektive Lösungen anzubieten und das Einkaufserlebnis deiner Kunden zu verbessern. Vorbestellungen über WhatsApp ermöglichen es dir, Kund*innen schnell und effizient auf dem Laufenden zu halten, während ein Verfügbarkeits-Newsletter hohe Öffnungsraten erreicht und persönliche Kundenbeziehungen aufbaut. Die Nutzung der WhatsApp Business API in Apotheken ermöglicht eine nahtlose Integration dieser innovativen Technologie und gewährleistet gleichzeitig Datenschutz.

Wie kann dein Unternehmen DSGVO auf WhatsApp in seiner Kommunikation nutzen?

Unternehmen können die DSGVO-konforme Version von WhatsApp in ihren Chats implementieren, indem sie die WhatsApp Business API mit DSGVO verwenden. Die Einrichtung der API erfordert zunächst die Erstellung eines Facebook Business Managers und eines WhatsApp Business Platform Accounts. Sobald diese eingerichtet sind, können Unternehmen die API mit ihren bestehenden Systemen und Tools wie CRM- und Kundensupport-Software integrieren. Die Integration der API ermöglicht es Unternehmen, Chats zu automatisieren und gleichzeitig Daten auf ihren eigenen Servern zu speichern und zu verarbeiten, was die DSGVO-Konformität sicherstellt. Durch die Implementierung der WhatsApp Business API sind Unternehmen in der Lage, ihre Kundenkommunikation zu verbessern, während sie gleichzeitig die Datenschutzbestimmungen einhalten.

Im Gegensatz zur WhatsApp Business API ist die WhatsApp Business App eine einfachere Lösung für kleine Unternehmen, die direkt mit Kunden kommunizieren möchten. Die WhatsApp Business App bietet grundlegende Funktionen und ist schneller einzurichten, jedoch weniger flexibel und skalierbar als die API.

Eine wirksame Lösung, um die DSGVO-Konformität zu gewährleisten, bietet der API-Anbieter ChatWerk. ChatWerk stellt sicher, dass alle WhatsApp-Nachrichten auf deutschen Servern gespeichert und täglich gesichert werden. Darüber hinaus stellt ChatWerk ein Datenschutz-Template bereit, das den Unternehmen hilft, die DSGVO-Vorschriften einzuhalten. Entscheidend ist auch, dass diese Messenger-Lösung ein Opt-In und eine Zustimmung vor dem Versand von Nachrichten erfordert, was ein weiterer wichtiger Aspekt der DSGVO-Konformität ist. Durch die Nutzung von ChatWerk können Unternehmen somit die Vorteile der WhatsApp Business API nutzen und gleichzeitig sicherstellen, dass sie die strengen Datenschutzbestimmungen der DSGVO einhalten.

Vorteile der WhatsApp API, die deine Kommunikation hervorheben werden

Die WhatsApp Business API bietet einige Vorteile und ist speziell darauf ausgerichtet, dass Unternehmen effizient und datenschutzkonform mit ihren Nutzern kommunizieren können. Doch um die strenge DSGVO zu erfüllen, müssen Prozesse genau geprüft werden.

Die Business-Version von WhatsApp bietet Unternehmen spezifische Funktionen wie das Versenden von Transaktionsnachrichten und die Erstellung eines WhatsApp-Kanals. Diese Funktionen sind entscheidend, um effektiv mit Kunden zu kommunizieren und die DSGVO-Konformität zu gewährleisten.

Die Implementierung der DSGVO-konformen Kommunikation durch WhatsApp kann folgende Unterschiede mit sich bringen:

• Datenschutz: Die WhatsApp Business API erlaubt es Unternehmen, Daten auf ihren eigenen Servern zu speichern und zu verarbeiten, was ein höheres Maß an Datensicherheit gewährleistet.
• Kundenservice: Dank der API-Integration können automatisierte Chats für einen effizienteren Kundendienst eingesetzt werden.
• Compliance: Unternehmen sind in der Lage, die strengen Datenschutzbestimmungen der DSGVO einzuhalten.
• Konsumentenvertrauen: Unternehmen, die die DSGVO-Richtlinien befolgen, können das Vertrauen ihrer Kunden in den Schutz ihrer persönlichen Daten stärken.
• Geschäftswachstum: Mit der Möglichkeit, WhatsApp im Einklang mit der DSGVO zu nutzen, können Unternehmen den beliebtesten Messenger der Welt nutzen, um ihre Reichweite zu vergrößern und ihr Geschäft zu erweitern.

WhatsApp Business DSGVO-Konform Alternative: Messenger, der den Datenschutz respektiert

Angesichts der DSGVO Mängel von WhatsApp suchen viele Unternehmen nach Alternativen. Omnichannel Messenger, die den Datenschutz respektieren und eine Business Solution anbieten, treten hier in den Fokus. Sie ermöglichen eine whatsapp business dsgvo konforme Nutzung und stellen sicher, dass alle Unternehmensaktivitäten im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung stehen.

Vergleich von WhatsApp Business mit anderen DSGVO-konformen Messenger-Diensten

Obwohl WhatsApp Business Möglichkeiten zur DSGVO-konformen Nutzung bietet, gibt es am Markt auch andere Messenger-Dienste, die sich durch Datenschutz und Sicherheit auszeichnen. Dieser Abschnitt bietet einen Vergleich zwischen WhatsApp Business und alternativen Messenger-Diensten wie Signal und Telegram, unter Berücksichtigung ihrer Funktionen, Sicherheitsstandards und Eignung für verschiedene Unternehmensbedürfnisse.

Eine DSGVO-konforme Messenger-Lösung wie ChatWerk integriert geschickt mehrere wichtige Kurznachrichtendienste in einem Posteingang und modernisiert sie durch Automatisierung, intelligente Chatbots und zielgerichtete Marketingstrategien.Doch darüber hinaus bietet ChatWerk Unternehmen ein maßgeschneidertes Sicherheitsnetz, welches ihnen ermöglicht, mühelos den Datenschutzvorschriften gemäß der DSGVO gerecht zu werden. Denn um den Richtlinien Folge zu leisten, genügt es nicht, ausschließlich die Serverstandorte innerhalb der EU zu wählen oder Kundendaten fernab privater Endgeräte zu speichern.

Eine umfassende Strategie zur Einhaltung der DSGVO ist das Konzept „Privacy by Design“.

Die folgenden Merkmale sind tragende Säulen in der Produktentwicklung von ChatWerk und tragen dazu bei, datenschutzkonform zu agieren:

DSGVO-gerechte Schnittstelle mittels Landingpage

Mit dem Touchpoint Generator von ChatWerk können Unternehmen augenblicklich eine benutzerinformative Landingpage generieren, die Nutzer vorab über die Datenverarbeitung aufklärt und die Wahl ihres bevorzugten Nachrichtendienstes ermöglicht. Ein direkter Link zu den Datenschutzrichtlinien der Firma ist einsehbar. Zudem sind im Einrichtungsprozess des Messenger-Dienstes sämtliche erforderlichen Datenschutzinformationen integriert. -> Art. 12 DSGVO

Empfangsbestätigung mit Datenschutzinformationen

Beim Initiieren eines Chats erhalten Endnutzer sogleich eine Begrüßungsnachricht, welche auf die Datenverwendung hinweist und über einen hinterlegten Datenschutzlink detailliert informiert. Auf diese Weise bleibt die Historie der Informationsverwendung im Chatverlauf transparent und nachprüfbar.

Automatisierte Widerspruchsmöglichkeit -> Art. 21 DSGVO

Jederzeit können Kunden von ihrem Recht auf Widerspruch Gebrauch machen. Durch die Versendung eines Schlüsselwortes (“STOP”) wird eine Weiterführung der Unternehmenskommunikation unterbunden. Ohne den Einsatz einer derartigen Softwarelösung müssten Kunden darauf vertrauen, dass ihre Präferenzen respektiert werden. ChatWerk implementierte technische Sicherheitsmaßnahmen verhindern jegliche weitere Unternehmensinteraktionen, bis der Kunde den Dialog erneut startet.

Spezifische Vorgaben für Marketingszwecke bezüglich Opt-in/Opt-out -> Art. 21 DSGVO

Einladung zum WhatsApp-Chat verschiebt die Kontrolle, unter Einhaltung der DSGVO-Richtlinien, hin zu mehr Nutzersicherheit

Einrichtung von standardisierten Löschprozeduren für Endverbraucher im Einklang mit Art. 17 DSGVO

Gezielt für die Nutzung von WhatsApp in beruflichen Kontexten entwickelt, begegnet ChatWerk den Defiziten der WhatsApp DSGVO-Kompatibilität und bietet mittels WhatsApp API eine transparente und konforme Lösung für Datenschutz im Sinne der DSGVO an.

Fazit

Mit der Nutzung der WhatsApp Business API kann die Art und Weise verbessern, wie Unternehmen mit Kund*innen kommunizieren. Dabei werden die strengen Datenschutzbestimmungen der DSGVO eingehalten. Automatisierte Chats, erhöhte Datensicherheit und verbesserte Compliance sind einige der Vorteile. Die Nutzung von WhatsApp stärkt dein Kundenvertrauen und gibt dir mehr Marketing Möglichkeiten für dein Geschäft. Wähle einen vertrauenswürdigen Partner wie ChatWerk, um die Integration und DSGVO-Konformität sicherzustellen. Mit der richtigen Strategie und Implementierung kann WhatsApp deine Unternehmenskommunikation transformieren.