Welche WhatsApp-Alternative sind für Unternehmen relevant?

WhatsApp hat sich weltweit als der top Instant Messenger für Privatpersonen etabliert. Doch für viele Unternehmen sind alternative Messenger-Dienste nicht nur eine Frage der Vielfalt, sondern auch der Funktionalität, Sicherheit und Datenschutzkonformität.

Viele dieser Alternativen ermöglichen die Anmeldung mit einer E-Mail-Adresse, was zusätzliche Vorteile in Bezug auf Datenschutz und die Sicherheit persönlicher Daten bietet.

Deshalb zeigen wir dir hier die 5 + 1 meistgewählten Instant Messengern, die als erfolgreiche Alternativen zum privaten WhatsApp oder WhatsApp Business App dienen können.

WhatsApp im Unternehmenseinsatz: Eine kritische Betrachtung

WhatsApp wird weltweit als DAS führende private Kommunikationsmittel genutzt. Als eine der erfolgreichsten Messaging-Plattformen bietet es zahlreiche Vorteile für die geschäftliche Kommunikation, wie eine breite Nutzerbasis und einfache Bedienbarkeit.

Die Verwendung von privatem WhatsApp im Unternehmenseinsatz wirft jedoch ernsthafte Fragen auf, insbesondere in Bezug auf die Einhaltung der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) in Europa. Obwohl die App für ihre schnelle und benutzerfreundliche Bedienung bekannt ist und sowohl privat als auch geschäftlich genutzt wird, erfordert ihr Einsatz in Unternehmen einen anderen Ansatz. Doch später dazu mehr. Messaging-Apps bieten spezielle Funktionen, die die Zusammenarbeit und Kommunikation innerhalb von Teams verbessern und somit die Effizienz und Produktivität steigern.

Datenschutz und DSGVO-Konformität

Die DSGVO hat zum Ziel, den Bürgern mehr Kontrolle über ihre persönlichen Daten zu geben und die Gesetze für den internationalen Geschäftsverkehr innerhalb der EU zu vereinheitlichen. Da WhatsApp von Facebook (jetzt Meta) verwaltet wird, entstehen Bedenken hinsichtlich des Datenschutzes und der Datensicherheit, wenn Personenbezogene Daten im Unternehmenskontext mit Umsatzabsicht verarbeitet werden. Meta hat in der Vergangenheit wegen seiner Datenschutzpraktiken Kritik erfahren. Eine Anmeldung mit einer E-Mail-Adresse bietet eine alternative Möglichkeit, die keine Telefonnummer erfordert und somit den Datenschutz verbessern kann.

Professionalität und Markenwahrnehmung

Neben den Datenschutzbedenken und Benachrichtigungen wirft die Verwendung vom kostenfreien privaten WhatsApp für geschäftliche Zwecke natürlich Fragen bezüglich der Professionalität und Markenwahrnehmung auf. Während WhatsApp für informelle Gespräche geeignet sein mag, fehlen ihm die strukturierenden Funktionen für Verwaltung und 1-to-many Kommunikation, die für eine professionelle Geschäftskommunikation erforderlich sind. Dazu gehören Aspekte wie Markenpersonalisierung, erweiterte Kundenservicefunktionen und Integrationen mit CRM-Systemen. Die Nutzung von Nachricht in geschäftlichen Chats kann zudem die Kommunikation effizienter gestalten. Messaging-Apps bieten spezielle Funktionen, die die Zusammenarbeit und Kommunikation innerhalb von Teams verbessern, insbesondere für entfernte oder verteilte Teams.

Was ist Ende-zu-Ende-Verschlüsselung?

Ende-zu-Ende-Verschlüsselung ist ein Sicherheitsstandard, bei dem nur die Teilnehmer eines Chats auf die Inhalte zugreifen können. Bei einer zuverlässigen Umsetzung können weder App-Betreiber noch Dritte die Nachrichten mitlesen. Dies bedeutet, dass die Daten während der Übertragung verschlüsselt sind und nur der Absender und der Empfänger die Nachrichten entschlüsseln können. Für Unternehmen, die sensible Informationen über Messaging-Dienste austauschen, ist dieser Sicherheitsstandard besonders wichtig. Durch die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung wird sichergestellt, dass vertrauliche Daten geschützt bleiben und nicht in falsche Hände geraten. Dies erhöht nicht nur die Sicherheit, sondern auch das Vertrauen der Kunden in die Kommunikationsplattform.

WhatsApp Alternative im Überblick: Was der Markt bietet

Es gibt verschiedene aufstrebende Alternativen zum privaten WhatsApp, die auch mit den genannten Problemen helfen können. Zu den fünf besten WhatsApp-Alternativen, die Unternehmen nutzen können, um effektive Kundenkommunikation zu etablieren, gehören: Messaging-Apps bieten zudem erhebliche Vorteile für die Zusammenarbeit in Teams, indem sie die Kommunikation und Effizienz innerhalb von Arbeitsgruppen verbessern.

1. Telegram: Der drittbeliebteste Messaging-Dienst in Deutschland, verzeichnet eine signifikante Zunahme an Nutzern. Mit optionaler Ende-zu-Ende-Verschlüsselung ist Telegram ein Cloud-Messenger. Seine Funktionen wie Chatbot-Unterstützung, Gruppen Chats mit bis zu 5000 Personen und API-Integration mit Kundenservice-Plattformen machen ihn zur optimalen Wahl für Unternehmen. Vor Kurzem hat Telegram auch Sprachchats in Kanälen eingeführt, was Unternehmen eine weitere Möglichkeit bietet, mit ihrem Publikum zu interagieren. Zudem bietet Telegram jetzt die Option, Texte und Fotos in Kanälen zu teilen, was die Interaktion mit Kunden noch vielfältiger macht.
2. Signal: Signal ist eine sichere Messaging-App, die durch Spenden finanziert wird. Sie bietet eine hervorragende Möglichkeit für kleine Unternehmen und Solounternehmer, um mit datenschutzbewussten Kunden über “Secret Chats” zu kommunizieren. Aufgrund seiner ausgeprägten Sicherheits- und Datenschutzfunktionen steht Signal derzeit im Fokus und erfreut sich großer Beliebtheit bei Nutzern, die Wert auf Datenschutz legen. Die App gewinnt international und in Deutschland an Bedeutung aufgrund ihrer starken Sicherheitsmerkmale und Nutzungsbedingungen..
3. Facebook Messenger: Der Facebook Messenger ist die drittbeliebteste Messaging-App in Deutschland und verzeichnet eine signifikante Zunahme an Nutzern. Er vereint soziale Netzwerke, eine Werbeplattform und Messaging in einer Anwendung. Speziell für Unternehmen bietet er diverse Servicefunktionen wie Chatbots, automatische Begrüßungen, Nachrichtenvorlagen und Video-Chats als Alternative zu WhatsApp. Durch die API-Integration mit Kundenservice-Plattformen werden erweiterte Kundenservice-Funktionen ermöglicht.
4. Threema: Threema, eine kostenpflichtige Messengerdienst-App, ist eine beliebte sichere Messaging-Anwendung im deutschsprachigen Raum mit einem klaren Geschäftsmodell und einer bekannten Datenschutzfunktion. Unternehmen können Nachrichtenfeeds und Chatbots für die Kommunikation erstellen. Die API-Integration mit Kundenservice-Plattformen ermöglicht erweiterte Kundenservice-Funktionen. Threemas Engagement für Datenschutz und Sicherheit macht es zu einer verlässlichen Wahl für Unternehmen, die diese Aspekte schätzen.
5. SMS: SMS funktioniert auf allen Plattformen und benötigt keinen Internetzugang. Durch die Integration von APIs mit Kundenservice-Plattformen können erweiterte Kundenservice-Optionen angeboten werden. Obwohl nicht so innovativ wie andere Technologien und ohne Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, ist SMS eine universell verständliche Art der Kommunikation. In Deutschland wird es weiterhin weit verbreitet genutzt, besonders für Transaktionen, Status-Updates und Zwei-Faktor-Authentifizierung.
6. ChatWerk Omnichannel-Messenger : Eine umfassende Messaging-Plattform, die DSGVO-konform ist, dient als Alternative zu privatem WhatsApp. Sie vereint die Funktionen der WhatsApp Business API, Telegram, Facebook Messenger, Instagram und Google Business Messages an einem Ort. ChatWerk bietet zudem Messaging-Automatisierungen, WhatsApp-Marketing über Messenger-Newsletter und Automatisierung mit Chatbots, die über alle genannten Messenger hinweg funktionieren. Die Plattform ist mit Hubspot und verschiedenen branchenspezifischen Anbietern wie Numbirds verbunden und bedient damit über 50 verschiedene Branchen. ChatWerk kann sowohl als no-code Lösung über App oder Browser genutzt werden, wie es Kunden von WhatsApp gewohnt sind. Zudem steht allen Kunden kostenlos die API-Schnittstelle zur Verfügung, für noch mehr Leistung.

Beachte, dass die Auswahl der Plattform maßgeblich die Zufriedenheit deines Publikums beeinflusst. Berücksichtige stets Vorlieben, Komfortniveau und Geschäftsanforderungen. Datenschutz, CRM-Angaben und API-Integrationen sind entscheidende Elemente. Im Idealfall stellst du deinen Kunden so viel wie Messenger zur Verfügung und lässt sie entscheiden, über welchen Sie dich kontaktieren wollen. Das löst ChatWerk übrigens ganz schlank, mit ihrer DGSVO-konformen Messenger-Touchpoint.

Vor- und Nachteile der WhatsApp Alternativen

Jede Alternative zu WhatsApp bringt ihre eigenen Stärken und Schwächen mit sich. Telegram, Signal und Threema sind populäre Messenger-Apps, die im privaten Gebrauch im Gegensatz zu WhatsApp weitaus stärkeren Wert auf Datensicherheit legen. Bei diesen Apps ist es möglich, sich mit einer E-Mail-Adresse anzumelden, was zusätzliche Vorteile für den Datenschutz bietet.

Beliebteste Messenger-Apps

Facebook Messenger: Hat eine große Nutzerbasis und bietet verschiedene Servicefunktionen für Unternehmen, bietet jedoch standardmäßig keine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und kann Datenschutzbedenken aufwerfen.

Telegram bietet zahlreiche Optionen für Gruppenchats und Channels, jedoch verfügt nur über eine optionale Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und erfordert eine Telefonnummer zur Kontoerstellung. Die Messenger-App bietet zahlreiche Optionen für Gruppenchats und Channels. Diese Funktionen sind besonders nützlich für Teams, da sie die Zusammenarbeit und Kommunikation innerhalb von Arbeitsgruppen verbessern und die Effizienz und Produktivität bei der Teamarbeit steigern.

Open Source und Ende-zu-Ende-Verschlüsselung: Threema

Threema ist eine weitere Option für Nutzer mit einem Fokus auf Sicherheit durch Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Jedoch verfügt die App über eine geringere Nutzerbasis und ist kostenpflichtig. Eine Anmeldung ist auch mit einer E-Mail-Adresse möglich, was zusätzliche Vorteile für den Datenschutz bietet.

Signal wird oft für seine Sicherheit gelobt und ist Open Source Software.

Der Old-Fashioned: SMS

SMS: Obwohl plattformunabhängig und weit verbreitet, wird es ohne separate Registrierung genutzt. Dennoch ist es weniger verbreitet in der alltäglichen Kommunikation und fehlt an fortschrittlichen Entwicklungen im Bereich Nachrichten. Es mangelt auch an fortgeschrittenen Entwicklungen in der Verwendung von Telefonnummern.

Messaging-Apps bieten hingegen erhebliche Vorteile für die Zusammenarbeit in Teams, insbesondere für entfernte oder verteilte Teams, da sie die Effizienz und Produktivität bei der Teamarbeit steigern können.

Für Unternehmen sind jedoch nicht nur die reinen Messenger-Funktionen wichtig, sondern auch Details wie Integrationen in bestehende Systeme und Automatisierung von Prozessen.

Anbieterunabhängige Messenger

Es gibt offene Messenger, die dezentral arbeiten und nicht von einem einzigen Anbieter abhängig sind. Diese Messenger nutzen internationale Standardprotokolle wie XMPP oder Matrix, was bedeutet, dass Gesprächspartner nicht die gleiche App installiert haben müssen, um miteinander zu kommunizieren. Beispiele für solche offenen Messenger sind Quicksy, Conversations, Monal, Siskin IM, Element, FluffyChat und Syphon. Diese Messenger bieten eine hohe Flexibilität und Unabhängigkeit von Anbietern und können daher eine gute Alternative zu herkömmlichen Messaging-Diensten sein. Für Unternehmen bedeutet dies, dass sie nicht an die Infrastruktur eines einzigen Anbieters gebunden sind und somit mehr Kontrolle über ihre Kommunikationsdaten haben.

Funktionen von Messenger-Alternativen

Messenger-Alternativen bieten eine Vielzahl von Funktionen, die die Kommunikation zwischen Nutzern erleichtern und gleichzeitig den Datenschutz erhöhen. Einige der wichtigsten Funktionen sind:

• Ende-zu-Ende-Verschlüsselung: Wie bereits erwähnt, ist dies ein Sicherheitsstandard, der die Daten während der Übertragung verschlüsselt und nur dem Absender und Empfänger zugänglich macht.
• Gruppenchats: Viele Messenger-Alternativen bieten die Möglichkeit, Gruppenchats zu erstellen, in denen mehrere Nutzer miteinander kommunizieren können. Dies ist besonders nützlich für Teamkommunikation und Projektmanagement.
• Dateifreigabe: Nutzer können Dateien wie Bilder, Videos und Dokumente über den Messenger teilen, was die Zusammenarbeit erleichtert.
• Video- und Sprachanrufe: Viele Messenger-Alternativen bieten die Möglichkeit, Video- und Sprachanrufe zu tätigen, was eine persönliche Kommunikation ermöglicht.
• Selbstzerstörende Nachrichten: Einige Messenger-Alternativen bieten die Möglichkeit, Nachrichten nach einem bestimmten Zeitraum automatisch zu löschen, was die Privatsphäre weiter erhöht.
• Integrationen: Einige Messenger-Alternativen bieten Integrationen mit anderen Diensten wie E-Mail oder CRM-Systemen, was die Effizienz und Produktivität steigern kann.

Es ist wichtig zu beachten, dass nicht alle Messenger-Alternativen alle diese Funktionen anbieten. Daher sollten Unternehmen die Funktionen und Sicherheitsstandards eines Messengers sorgfältig prüfen, bevor sie ihn verwenden.

ChatWerk: Die Alternative für dein Datenschutz-Sicherheitsnetz

Mit ChatWerk werden nicht nur alle wichtigen Messenger, mit ihren Kern-Features, in einer Inbox zusammengeführt und mit Automatisierungen, Chatbots und Marketing Kampagnen auf das nächste Level gehoben. Zwischen Unternehmen und dessen Kunden, entsteht durch ChatWerk eine Art Sicherheitsnetz, die es Unternehmen ermöglicht ganz unkompliziert datenschutzkonform zu handeln. Darüber hinaus verbessern Messaging-Apps die Zusammenarbeit und Kommunikation innerhalb von Teams, insbesondere für entfernte oder verteilte Teams, und steigern so die Effizienz und Produktivität bei der Teamarbeit. Denn dsgvo-konforme Software Produkte sind mehr, als ihr Hosting in der EU und die dezentrale Verarbeitung von Kundendaten, fern vom Privathandy. Die Antwort, auf die Anforderungen die die DSGVO an Unternehmen und Softwareanbieter, die mehr als ein Aggregator sein wollen, lautet Privacy by Design. Die folgenden Funktionen sind fester Bestandteil unseres Basisprodukts und unserer Produktentwicklungsphilosophie:

• DSGVO-konforme Touchpoint Landingpage
  Der Touchpoint Generator ermöglicht Unternehmen, mit einem Klick eine Landingpage zu erstellen. Diese informiert Endbenutzer vor dem Chat über die Datenverarbeitung und ermöglicht die Auswahl des bevorzugten Messengers. Der Datenschutzlink des Unternehmens ist auf der Landingpage verfügbar. Im Onboarding-Prozess des Messengers sind alle erforderlichen Informationen hinterlegt.-> Art. 12 DSGVO

• Willkommensnachricht mit Standard-Datenschutz-Link
  Sobald ein Endbenutzer den Chat startet, wird er automatisch vom Unternehmen mit einer Willkommensnachricht begrüßt und auf die Datenverarbeitung hingewiesen, die über einen hinterlegten Link erfolgt. Dadurch ist im Chat die Historie der Datenverarbeitung transparent nachvollziehbar.

• Automatischer Opt-out Prozess -> Art.21 DSGVO

  Kunden können jederzeit ihr Widerspruchsrecht ausüben. Ein Keyword (“STOP”) erleichtert Kunden dies. Nach dessen Versand wird Unternehmenskommunikation automatisch gestoppt. Im privaten WhatsApp oder der Nutzung der Messenger, ohne zusätzliche Software, müsste man darauf vertrauen, dass Unternehmensmitarbeiter die Kundenwünsche respektieren und keine weiteren Kontakte herstellen. Bei ChatWerk sorgt eine technische Sperre dafür, dass Unternehmenskontakte blockiert sind. Kunden können den Chat selbst wieder aktivieren.

• Spezifisches Marketing Opt-in/Opt-out Verfahren
  Art.21 DSGVO Kunden sollten die Möglichkeit haben, spezifische Inhalte abzulehnen, ohne die gesamte Kommunikation mit dem Unternehmen abbrechen zu müssen. Mit ChatWerk gibt es einen separaten Opt-in ausschließlich für Marketing-Kommunikation. Dieser Opt-in kann zu Beginn eines Chats oder im Rahmen einer Kampagne eingeholt werden. Marketinginhalte dürfen nur an Kunden mit Opt-in gesendet werden. Kunden können jederzeit ihr Opt-out erteilen, dieser Vorgang ist in jeder Marketingnachricht enthalten, ähnlich wie im E-Mail-Marketing.
• WhatsApp Chat Einladung, mit standard Opt-out, für zusätzliche Sicherheit
  Unternehmen können Kunden proaktiv über ChatWerk anschreiben, nachdem sie zuvor die Zustimmung des Kunden eingeholt haben, z. B. über ein Kontaktformular auf ihrer Website. Mit der WhatsApp-Chat-Einladung wird dem Kunden eine Nachricht gesendet, in der er über einen Button seine Zustimmung für den Chat erteilen kann, um eine problemlose Kommunikation zu ermöglichen. Es ist auch möglich, den Chat abzulehnen. Als Ergebnis kann das Unternehmen dem Kunden danach NICHT mehr schreiben.
• standardmäßiger Löschvorgang für Endnutzer -> Art. 17 DSGVO Um dem Recht auf Löschung gerecht zu werden, haben Unternehmen bei ChatWerk die Möglichkeit, den Löschprozess zu aktivieren. Kunden können dann eigenständig durch die Eingabe des Wortes “Löschen” im Chat den Prozess zur vollständigen Datenlöschung starten.

WhatsApp-Alternative im Fazit

Mit diesen Informationen können Firmen eine informierte Entscheidung treffen, wenn sie eine sichere, effiziente und datenschutzkonforme Kommunikationsplattform auswählen. Messengern wie die erwähnten bieten zahlreiche Möglichkeiten, die Kundeninteraktion zu verbessern, Geschäftsprozesse zu optimieren und die Datensicherheit zu erhöhen.

Es ist entscheidend, dass Unternehmen bewährte Kommunikationslösungen suchen, die speziell für den geschäftlichen Gebrauch entwickelt wurden. Während Alternativen wie Threema oder Telegram einen höheren Datenschutz bieten, erreichen sie nicht die breite Nutzerbasis von WhatsApp. Einige dieser Alternativen ermöglichen die Anmeldung mit einer E-Mail-Adresse, was zusätzliche Vorteile für den Datenschutz bietet, da keine Telefonnummer erforderlich ist.

Dennoch ist es wichtig, eine Lösung wie ChatWerk in Betracht zu ziehen, die eine professionelle und DSGVO-konforme Option bietet. Dies bietet nicht nur den gewünschten WhatsApp-Kanal für die Kundenkommunikation, sondern gewährleistet auch die erforderliche Sicherheit, um die Anforderungen des Datenschutzes zu erfüllen.